ADM Personalia

ADMINISTRASI PERSONALIA

1. PENGERTIAN ADMINISTRASI PERSONALIA

Administrasi personalia, adalah serangkaian proses kerja sama mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan dalam bidang personalia dengan mendayagunakan sumber daya yang ada dan efisien, sehingga semua personil sekolah menyumbang secara optimal bagi pencapaian tujuan pendidikan /sekolah yang telah ditetapkan

Personalia berasal dari kata personil, yaitu orang-orang yang bekerja pada suatu organisasi atau lembaga dan mereka mendapatkan gaji atau imbalan atas pelaksanaan pekerjaan tersebut. personalia sekolah meliputi guru dan pegawai lainnya. Personil sekolah disini dapat dibedakan atas tenaga kependidikan dan non kependidikan.

Tenaga kependidikan menurut PP No 38 Tahun 1992 Pasal 1 adalah anggota masyarakat yang mengabdikan diri secara langsung dalam penyelenggaraan pendidikan. Lebih lanjut dalam Pasal 3 dinyatakan :

a. Tenaga kependidikan terdiri atas tenaga pendidik, pengelola satuan pendidikan, penilik, pengawas, peneliti dan pengembangan di bidang pendidikan pustakawan, laboran, teknisi sumber belajar dan pengajar.

b. Tenaga pendidik terdiri atas pembimbing, pengajar, dan pelatih

c. Pengelola satuan pendidikan terdiri atas kepala sekolah, direktur, ketua, rektor, dan pimpinan satuan pendidikan luar sekolah.



2. PERENCANAAN DAN PENGADAAN ADMINISTRASI PERSONALIA

Perencanaan personil adalah penentuan jumlah dan spesifikasi orang orang yang di butuhkan untuk melaksanakan tugas tugas organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.



2

Langkah langkah dalam perencanaan personil adalah sebagai berikut:

a. Analisis pekerjaan

Analisis pekerjaan menurut Simamora (1999) adalah proses pengumpulan, pemeriksaan dan pengorganisasian semua aktivitas-aktivitas kerja pokok di dalam suatu organisasi beserta kualifikasi (pengetahuan, kemampuan serta sifat-sifat individu) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Analisis pekerjaan juga merupakan pengumpulan, pemeriksaan dan pengorganisasian semua aktivitas kerja pokok pada suatu organisasi.

b. Penentuan formasi

Formasi adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai yang diperlukan dalam suatu organisasi untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu. Formasi pegawai negeri sipil menurut PP 97 Pasal 1 tahun 2000 adalah jumlah dan susunan pangkat pegawai negeri sipil yang diperlukan dalam suatu organisasi negara untuk mampu melaksanakan tugas pokoknya dalam jangka waktu tertentu. Penyusunan formasi ini didasarkan pada : jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, analisis beban kerja dan perkiraan kapasitas pekerjaan seseorang pegawai dalam jangka waktu tertentu, prinsip pelaksanaan pekerjaan dan peralatan yang tersedia.

c. Penentuan kebutuhan

Penentuan kebutuhan dimulai dari kegiatan inventarisasi personil yaitu pencatatan atau pendataan ulang personil yang sudah ada. Inventarisasi ini meliputi jumlah, kualifikasi, masa kerja, pengetahuan dan keterampilan, serta bakat yang masih perlu dikembangkan. Faktor penyebab adanya formasi yang kosong dalam suatu organisasi biasanya : pegawai pensiun, pegawai berhenti dengan hormat, pegawai yang berhenti dengan tidak hormat, pegawai yang meninggal. Sisa formasi yang belum terisi, perluasan formasi, modernisasi dan perluasan peralatan baru.



Pengadaan Administrasi Personalia

Pada pasal 16 ayat 1 UU Nomor 8 tahun 1974 yang diubah menjadi UU nomor 43 tahun



3

1999 tentang pokok-pokok kepegawaian dan pasal 1 PP nomor 98 tahun 2000 tentang pengadaan pegawai dinyatakan bahwa pengadaan pegawai negeri sipil adalah mengisi formasi yang lowong. Disamping itu pengangkatan PNS juga harus memperhatikan PP Nomor 48 tahun 2005 tentang pengangkatan tenaga honorer menjadi calon PNS dan PP Nomor 43 tahun 2007 tentang perubahan PP nomor 48 tahun 2005 yang isinya sebagai berikut :

a. Perencanaan pengadaan personil

Perencanaan pengadaan pegawai negeri sipil adalah penjadwalan kegiatan yang dimulai dari inventarisasi lowongan yang telah ditetapkan dalam formasi beserta syarat jabatannya, penggumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan menjadi calon pegawai negeri sipil sampai dengan pengangkatan menjadi pegawai negeri sipil.

b. Pengumuman

Pengumuman adalah pemberitahuan adanya informasi yang kosong, dalam rangka untuk mendapatkan calon-calon atau pelamar yang kompeten. Dalam pengumuman ini dicantumkan :

1. Jumlah dan jenis jabatan yang lowong

2. Syarat yang harus dipenuhi oleh tiap pelamar

3. Alamat dan tempat lamaran ditujukan

4. Batas waktu pengajuan lamaran

c. Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh pelamar atau calon pegawai negeri sipil adalah :

1. Warga nagara Indonesia

2. Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 35 tahun dan untuk pegawai honorer umur maksimal 45 tahun sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku pada PP nomor 48 tahun 2005 tentang pengangkatan tenaga honorer menjadi calon PNS.

3. Tidak pernah dihukum penjara atau kurungan berdasarkan keputusan pengadilan yang sudah mempunyai kekuatan hokum yang tetap, karena melakukan suatu tindak pidana kejahatan.



4

4. Tidak pernah diberhentikan dengan tidak hormat atas permintaan sendiri atau tidak dengan hormat sebagai pegawai negeri sipil atau diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai swasta.

5. Tidak berkedudukan sebagai calon atau pegawai negeri sipil

6. Mempunyai pendidikan, keahlian, kecakapan, dan keterampilan yang diperlukan

7. Berkelakuan baik

8. Bersedia ditempatkan diseluruh wilayah Indonesia atau Negara lain yang ditentukan oleh pemerintah

9. Syarat-syarat lain yang ditentukan dalam persyaratan jabatan

d. Lamaran

Setiap pelamar harus mengajukan lamaran secara tertulis yang ditulis dengan tangan sendiri oleh pelamar. Surat lamaran harus dilengkapi dengan lampiran seperti daftar riwayat hidup, foto copy ijazah atau STTB dan surat-surat lainnya yang biasanya disebutkan dalam penggumuman penerimaan pegawai.

e. Penyaringan atau seleksi

Seleksi adalah proses kegiatan untuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima dan mana yang ditolak. Seleksi ini dapat dilakukan mulai dari bahan-bahan lamaran atau seleksi administrasi dan dengan melakukan tes. Tes yang dilaksanakan dalam bentuk tes kompetensi dan psikotes. Materi tes disesuaikan dengan kebutuhan persyaratan jabatan.

Setelah dilakukan seleksi dan diputuskan pelamar mana yang diterima dan ditolak, maka panitia atau pejabat yang berwenang mengumumkan pelamar-pelamar yang dinyatakan lulus seleksi.

f. Pengangkatan sebagai calon PNS

Golongan ruang untuk pengangkatan sebagai calon pegawai negeri sipil disesuaikan dengan ijazahnya. Ketentuan ini menurut PP nomor 98 tahun 2000 pasal 1 adalah :

1. Golongan ruang I/a bagi yang berijazah SD/ setingkat

2. Golongan ruang I/c bagi yang berijazah SLTP / setingkat

3. Golongan ruang II/a bagi yang berijazah SLTA / setingkat

5

4. Golongan ruang II /b bagi yang berijazah Diploma II/ setingkat

5. Golongan ruang II/ c bagi yang berijazah Diploma III/ setingkat

6. Golongan ruang III/a bagi yang berijazah sarjana atau diploma IV

7. Golongan ruang III/ b bagi yang berijazah dokter, apoteker dan spesialis I

8. Golongan ruang III/c bagi yang berijazah Doktor atau S3

g. Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil

Calon pegawai negeri sipil yang telah menjalankan masa percobaan sekurang-kurangnya 1 tahun dan paling lama 2 tahun diangkat menjadi pegawai negeri sipil oleh pejabat pembina kepegawaian dalam jabatan dan pangkat tertentu. Apabila telah memenuhi syarat berikut ini :

a. Setiap unsur penilaian prestasi kerja sekurang-kurangnya bernilai baik.

b. Telah memenuhi syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat menjadi pegawai negeri sipil.

c. Telah lulus pelatihan dan pendidikan pra jabatan.



Calon pegawai negeri sipil yang diangkat menjadi pegawai negeri sipil diberikan pangkat tertentu, susunan pangkat pegawai negeri sipil adalah sebagai berikut :

a. Juru muda untuk golongan ruang I/a

b. Juru Tk I untuk golongan ruang I/b

c. Juru untuk golongan ruang I/c

d. Juru Tk I untuk golongan ruang I/d

e. Pengatur muda untuk golongan ruang II/a

f. Pengatur muda Tk I untuk golongan ruang II/b

g. Pengatur untuk golongan ruang II/c

h. Pengatur Tk untuk golongan ruang II/d

i. Penata muda untuk golongan ruang III/A

j. Penata muda Tk I untuk golongan ruang III/b

k. Penata untuk golongan ruang III/C

6

l. Penata Tk I untuk golongan ruang III/d

m. Pembina untuk golongan ruang IV/a

n. Pembina Tk I untuk golongan ruang IV/b

o. Pembina utama muda untuk golongan ruang IV/c

p. Pembina utama madia untuk golongan ruang IV/D

q. Pembina utama untuk golongan ruang IV/e



3. PEMANFAATAN DAN PEMBINAAN ADMINISTRASI PERSONALIA

Pemanfaatan personil merupakan upaya pelibatan secara aktif para personil dalam kegiatan penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan lembaga. Kegiatan-kegiatan administrasi personalia yang dilakukan dalam upaya pendayagunaan personil adalah :

a. Orientasi personil

Orientasi personil merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk memperkenalkan kepada individu atau personil baru tentang keadaan organisasi supaya mereka dapat berfungsi secara efektif dan menyenangi pekerjaan baru yang akan dilaksanakan.

b. Pendidikan dan latihan

Pendidikan dan pelatihan pegawai negeri terdiri dari :

1. Pendidikan dan latihan pra jabatan

2. Pendidikan dan latihan dalam jabatan

pendidikan dan latihan dalam jabatan meliputi : diklat kepemimpinan, diklat fungsional, diklat khusus

c. Pengajian personil

Penggajian PNS diatur dalam peraturan pemerintah nomor 6 tahun 1997. Besarnya gaji pokok seorang PNS ditentukan oleh golongan ruang, pangkat, dan massa kerjanya. Gaji yang diberikan kepada PNS di samping gaji pokok juga ada tunjangan-tunjangan, di antaranya adalah:





7

1. Tunjangan keluarga. Tunjangan ini terdiri atas tunjangan istri/ suami sebesar 10% gaji pokok dan tunjangan anak sebesar 2% dari gaji pokok untuk masing-masing anak (sebanyak-banyaknya 2 anak).

2. Tunjangan pangan. Diberikan seharga 10 kg beras untuk setiap anggota untuk sebanyak 4 orang dan bagi yang suami/ istrinya juga PNS, maka hanya diberi satu tunjangan.

3. Tunjangan jabatan. Diberikan kepada PNS yang memangku jabatan tertentu. Tunjangan ini dapat berbentuk tunjangan jabatan structural dan tunjangan jabatan fungsional.

4. Tunjangan lain-lain. Diberikan sesuai dengan peraturan pemerintah. PNS termasuk guru diberi kenaikan gaji pokok, kenaikan gaji berkala, kenaikan gaji istimewa.



d. Kenaikan pangkat personil

Menurut PP nomor 99 tahun 2000 jenis kenaikan pangkat PNS adalah sebagai berikut : Kenaikan pangkat adalah penghargaan yang diberikan atas prestasi kerja dan pengabdian PNS terhadap Negara. Meurut PP nomor 99 tahun 2000 jenis kenaikan pangkat PNS adalah sebagai berikut:

(a) Kenaikan pangkat regular

(b) Kenaikan pangkat pilihan, diberikan kepada PNS yang:

1. Menduduki jabatan structural atau jabatan fungsional tertentu

2. Menduduki jabatan tertentu yang pengangkatannya ditetapkan dengan keputusan Presiden

3. Menunjukkan prestasi kerja luar biasa baiknya

4. Menemukan penemuan baru yang bermanfaat bagi Negara

5. Diangkat menjadi pejabat Negara



8

6. Melaksanakan tugas belajar dan sebelumnya menduduki jabatan structural atau fungsional

7. Telah selesai mengikuti dan lulus tugas belajar

8. Dipekerjakan atau diperbantukan secara penuh di luar instansi induknya yang diangkat dalam jabatan pimpinan atau jabatan fungsional tertentu.

(c) Kenaikan pangkat anumerta

(d) Kenaikan pangkat pengabdian

Secara garis besarnya bidang kegiatan guru itu terdiri dari:

1. Pendidikan, meliputi mengikuti dan memperoleh ijazah pendidikan formal

2. Proses belajar mengajar atau bimbingan dan penyuluhan

3. Pengembangan profesi yang meliputi melakukan kegiatan karya tulis/ karya ilmiah di bidang pendidikan

4. Penunjang proses belajar mengajar atau bimbingan dan penyuluhan yang meliputi melaksanakan pengabdian pada masyarakat, melaksanakan kegiatan pendukung pendidikan. Jumlah angka kredit kumulatif minimal untuk pengangkatan dan kenaikan pangkat/ jabatan guru sebagai berikut:

1. Guru pranata; 25 kredit

2. Guru pratama tingkat 1; 40 kredit

3. Guru muda; 60 kredit

4. Guru tingkat 1; 80 kredit

5. Guru madya; 100 kredit

6. Guru madya tingkat 1; 150 kredit

7. Guru dewasa; 200 kredit

8. Guru dewasa tingkat 1; 300 kredit

9. Guru Pembina; 400 kredit

10. Guru Pembina tingkat 1; 550 kredit

11. Guru Pembina utama madya; 850 kredit

12. Guru utama; 1000 kredit

9



e) Cuti personil

Cuti PNS menurut pasal 1 PP nomor 24/ 1976 adalah keadaan tidak masuk kerja yang diijinkan dalam jangka waktu tertentu. Jenis cuti PNS menurut peraturan tersebut adalah:

1. Cuti tahunan

2. Cuti besar

3. Cuti sakit

4. Cuti bersalin

5. Cuti karena alas an penting

6. Cuti di luar tanggungan negara

f) Kesejahteraan pegawai

pemerintah juga mengusahakan beberapa hal untuk kesejahteraan pegawai negeri sipil yaitu Taspen, Askes, dan Koperasi.

g) Pemindahan

PNS dimungkinkan pindah dari satu tempat ke tempat lainnya karena alas an-alasan tertentu. Pemindahan PNS dapat dibagi atas: pemindahan atas permintaan sendiri, pemindahan tidak atas kemauan sendiri, dan pemindahan atas kepentingan dinas.

h) DP3

Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3) diatur dengan PP nomor 10 tahun 1979. DP3 merupakan suatu daftar yang memuat hasil penilaian pelaksanaan pekerjaan setiap pegawai selama satu tahun (Januari sampai Desember) dibuat oleh pejabat penilai. Unsur-unsur yang dinilai dalam DP3 ini adalah kesetiaan, prestasi kerja, tanggung jawab, ketaatan, kejujuran, kerjasama, prakarsa dari kepemimpinan. Nilai pelaksanaan pekerjaan dinyatakan dengan sebutan dan angka sebagai berikut:

1. Amat baik = 90-100

2. Baik = 76-90

3. Cukup = 61-75

4. Sedang = 51-60

5. Kurang = kurang dari 50